احتمالاً با این پرسش آشنا هستید: «مرغ اول بوده یا تخم‌مرغ؟»
در این مقاله، با پرسشی مشابه اما در دنیای تکنولوژی روبه‌رو هستیم:
خرید ابزارهایی مانند CRM، ERP ابتدا وجود داشت یا RFP (Request For Proposal)؟
تعریف RFP چیست؟
RFP مستندی است که شامل نیازمندی‌های دقیق و دسته‌بندی‌شده سازمان برای انتخاب و پیاده‌سازی یک نرم‌افزار مشخص می‌شود. این سند معمولاً به‌منظور دریافت پیشنهاد فنی و مالی از ارائه‌دهندگان، پیش از شروع پروژه‌های نرم‌افزاری مانند CRM، ERP و… استفاده می‌شود.
چرا این سؤال مهم است؟
براساس گزارش مجله معتبر HBR، نزدیک به 70٪ پروژه‌های استقرار تکنولوژی در جهان شکست می‌خورند!
دلایل متعددی برای این شکست ذکر شده که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
-
نبود شناخت صحیح از مفاهیم تکنولوژی در سطوح مختلف سازمان
-
عدم حمایت مدیران ارشد از پروژه
-
و مهم‌تر از همه: نبود شناخت دقیق نیازمندی‌ها و عدم انطباق نرم‌افزار با این نیازمندی‌ها
آیا RFP راه‌حل نهایی است؟
شناسایی نیازها فرآیندی نیست که با حدس و گمان یا شهود انجام شود. مدیریت، علمی مبتنی بر تجربه و تحلیل است. بنابراین انتظار می‌رود پروژه‌های استقرار نرم‌افزار نیز با همین رویکرد مدیریت شوند.
اگر اولین سیستم‌های تکنولوژی بدون RFP پیاده‌سازی شده‌اند، دلیلی بر ادامه این روش نیست.
RFP؛ سندی ضروری اما نه کافی
درست است که وجود RFP شرط کافی برای موفقیت پروژه‌های نرم‌افزاری نیست، اما بدون شک یکی از پایه‌های اصلی کاهش ریسک شکست است.
RFP نمی‌تواند جایگزین حمایت مدیران ارشد یا اجرای درست پروژه باشد، اما می‌تواند مسیر اجرای پروژه را شفاف‌تر، مستندتر و قابل دفاع‌تر کند.
جمع‌بندی
RFP تضمین موفقیت نیست، اما نبود RFP، تضمین شکست است.
سندی مانند RFP کمک می‌کند که شناخت دقیقی از نیازهای واقعی سازمان ایجاد شود و پیاده‌سازی نرم‌افزار در مسیر درست حرکت کند.